Invoice là gì? Phân biệt Proforma và Commercial Invoice

Invoice là gì?

Invoice là một chứng từ quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa giống như Packing List Invoice được hiểu là hóa đơn bán hàng.

Invoice trong ngành xuất nhập khẩu không phải tuân thủ theo các mục của cơ quan nhà nước. Invoice chỉ cần phù hợp với thông tin mặt hàng mình bán là được. Do đó, nó được phát hành bởi người bán cho người mua.

Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, ngoại trừ khi nó đi kèm với các chứng từ đính kèm để chứng minh việc thanh toán hàng hóa của người mua.

Xem thêm: Packing list là gì trong xuất khẩu hàng hóa?

Các thông tin trên Invoice

Invoice trong xuất nhập khẩu bao gồm:

◾ Nội dung về số hóa đơn: Tiêu đề, số Invoice

◾ Ngày làm hóa đơn

◾ Thông tin người bán, người mua

◾ Mô tả hàng hóa: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá

◾ Tên tàu và số chuyến trên Booking

◾ Số container và số Seal

◾ Cảng xuất hàng, nhập hàng

◾ Tổng số tiền bằng chữ và số

Vai trò của Invoice

Hóa đơn Invoice có tầm quan trọng không thể thiếu trong thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Nếu như không có Invoice thì không thể bắt đầu hoạt động Xuất - Nhập khẩu. Bởi vì thời điểm hoàn tất giao dịch, 2 bên đã trao đổi và thỏa thuận nhiều chi tiết như giá, mặt hàng,... Mọi thứ sẽ được liệt kê vào hóa đơn Invoice để 2 bên xem xét trước khi mua bán hàng hóa.

Các loại Invoice trong ngành xuất nhập khẩu

Cùng PCS tìm hiểu hai loại Invoice chủ yếu được dùng, đó là Proforma Invoice và Commercail Invoice.

Proforma Invoice

Proforma Invoice là gì?

Trước khi ký kết hợp đồng, 2 bên cần thỏa thuận giá. Người bán sẽ gửi báo giá thông qua Proforma Invoice để người mua dự tính được giá của lô hàng. Proforma Invoice được gọi là hóa đơn chiếu lệ ( PI). Đây là hóa đơn không dùng để thanh toán, mà chỉ là hình thức thông báo về giá cả. Do đó, nó hoàn toán có thể thay đổi khi cả 2 bên không đồng ý giá cả. Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ không có quy định rõ ràng, nhưng thường trước khi giao hàng lên tàu.

Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Trên thực tế không có quy định chính xác nào xác định thời điểm có PI. Nó chỉ là để thuận lợi cho giao dịch, 2 bên đưa ra chứng từ này trong quá trình đàm phán. Cụ thể, nó được phát hành khi:

✔ Người bán phát hành chứng từ về lô hàng cho người mua khi hàng hóa chưa được giao;

✔ Người bán cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tùy thuộc vào từng quốc gia;

✔ Khi chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết. Khi người mua chấp nhận nội dung trên PI và hàng đã được gửi thì người bán sẽ phát hành hóa đơn thương mại chính thức.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) gồm những nội dung gì?

Nội dung cần thiết phải có của hóa đơn chiếu lệ đó là:

◾ Thông tin người bán, người mua

◾  Số và ngày PI

◾ Payment: đề bạt điều kiện thanh toán phù hợp với người mua và mong muốn của người bán. Đính kém thông tin về số tài khoản ngân hàng để thực hiện quá trình thanh toán.

◾  Các thông tin liên quan đến hàng hóa

◾  Port of loading: Tên cảng bốc hàng tại Việt Nam như Hải Phòng Port,...

◾ Port of Destination: Cảng đến

◾ ETA ( Estimates Time Arrival ): ngày dự kiến hàng đến

Proforma invoice mẫu

Dưới đâu là 3 mẫu Proforma Invoice

Mẫu proforma invoice

Commercail Invoice

Commercail Invoice là gì?

Commercail Invoice (CI) là hóa đơn thương mại khi 2 bên đã đồng ý chắc chắn về giá cả và tiến hành làm thủ tục thanh toán. Hóa đơn thương mại này có giá trị pháp lý và và giá trị thanh toán giữa người mua và người bán.

Commercail Invoice bắt buộc phải cung cấp để tính thuế xuất hoặc thuế nhập ở cơ quan hải quan. Có thể cung cấp Commercail Invoice qua phần mềm hải quan hoặc chứng từ gốc kèm theo tờ hải quan.

Vai trò của Commercail Invoice

◾ Là căn cứ áp thuế lên các khoản phụ phí đi kèm hàng hóa như chi phí trong CIF, FOB.

◾ Doanh nghiệp phải trình Commercail Invoice để xin chứng nhận xuất xứ cho Bộ công thương.

◾ Nếu hàng hóa được thanh toán qua L/C, Commercail Invoice sẽ chứng từ quan trọng để làm việc với ngân hàng.

◾ Dùng để xin giấy phép nhập khẩu đối với các mặt hàng như thuốc trừ sâu, thuốc tây,...

Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercail Invoice

Thời điểm phát hành

◾ Hóa đơn chiếu lệ PI được phát hành trước khi hàng đã gửi

◾ Hóa đơn Commercial Invoice phải tiến hành khi hàng đã được giao trên tàu cảng.

Nội dung trong hóa đơn

◾ Thông tin trên PI có thể chính sửa được vì nó chỉ là bản sơ bộ về giá

◾ Thông tin trên CI phải chính xác, chi tiết, đầy đủ.

Xét về mặt pháp lý

◾ Proforma Invoice mang tính hình thức, sự thỏa thuận chưa chính thức

◾ Commercial Invoice mang tính pháp lý, là giấy tờ cam kết trước pháp luật rằng quy trình trao đổi hàng hóa diễn ra giữa ai với ai, mặt hàng cùng hình thức thanh toán.

Với những thông tin trên đây chắc chắn đã giúp các bạn hiểu được invoice là gì cùng sự khác biệt giữa Proforma Invoice và Commercail Invoice.

Theo như kinh nghiệm 10 năm trong dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế của PCS, hồ sơ hải quan chủ yếu chỉ yêu cầu hóa đơn thương mại. Trong một số trường hợp có thể dùng hóa đơn lệ chiếu PI để thay cho hợp đồng thương mại khi muốn giải thích rõ hơn với hải quan.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong thủ tục hải quan, chứng từ, có thể liên hệ với PCS để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

1. Văn phòng Hà Nội

• Địa chỉ: Tầng 6, Nhà 25T1, Khu đô thị Đông Nam, Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội.
• Hotline: (024) 3783 4919

2. Văn phòng TP HCM

• Địa chỉ: Số 11B Đường Tiền Giang, Phường 2. Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: (+84) 28 3547 2862

PCS - MÃI MÃI SỰ TẬN TÂM